Proceso de Onboarding, estrategia para optimizar la integración y adaptación de nuevos colaboradores

En Colombia, un colaborador dura en promedio 3 años en una compañía.

El proceso de Onboarding es crucial para la incorporación exitosa de un nuevo integrante a una compañía, a través del mismo es que el empleado logra consolidar sus primeras impresiones sobre el rol que desempeñará, sus compañeros y la organización en general. Un proceso de Onboarding efectivo contribuye a establecer un tono positivo y reduce el tiempo necesario para adaptarse al nuevo rol y al equipo, logrando mayor productividad.

La llegada de un empleado abre una ventana de oportunidades que puede brindarle dinamismo, eficiencia y nuevas perspectivas a una compañía. Por ello, consolidar un programa de Onboarding robusto y estratégico es fundamental para optimizar la curva de aprendizaje del nuevo colaborador, permitiéndole interiorizar de manera más efectiva las actitudes, conocimientos, comportamientos y habilidades propias de su rol y de la compañía.

Create a smooth onboarding process

En Colombia, las medianas y pequeñas empresas, por lo general, tienden a confundir el proceso de inducción con el Proceso de Onboarding, sin embargo, este último es una herramienta empresarial que va más allá. El proceso de Onboarding es una estrategia de integración que empieza antes de la adhesión del trabajador a la organización y que puede alargarse hasta un año después de su llegada. El objetivo no es supervisarlo por cuatro o cinco días posteriores a su ingreso, sino hacer un acompañamiento en el mediano plazo que le permita sentirse cómodo, satisfecho y con posibilidades de crecimiento profesional.

Para Laura Alba Sr HR Business Partner de PageGroup Colombia, “un programa de Onboarding es justamente una herramienta que permite acelerar el proceso de adaptación e integración de la persona a la organización, haciéndola más eficiente en un corto tiempo. Si bien es cierto que hay puestos en los que la integración se realiza en muy pocos días, los cargos más seniors suponen más esfuerzo, tiempo y costos, porque entre más alto se esté, más responsabilidades y efectividad se necesita para alcanzar los objetivos. Lo importante es que el colaborador que se encuentra en un puesto con mayor seniority conozca, entienda y acople sus hábitos personales a todas las funciones que tendrá que desempeñar”.

El proceso de Onboarding es un elemento crítico en el mejoramiento de la productividad, retención del mejor talento y descentralización de las funciones corporativas. En primer lugar, cuando las compañías hacen uso de este tipo de programas, los nuevos colaboradores reciben una orientación en doble vía, en la que las interacciones se presentan desde el empleador hacia el empleado y viceversa, y donde se adquiere un conocimiento más específico y menos informativo sobre su cargo. Esto les permite a los nuevos trabajadores unirse con éxito a la compañía, mantenerse motivados y tener la disposición de alcanzar las metas de forma eficiente ya que sienten parte fundamental de la organización.

Para Alba, “es recomendable que en el proceso de Onboarding interactúen diferentes áreas, puesto que esto ayuda a que el proceso de adaptación sea multidisciplinar e integral. Por ejemplo, la división de Recursos Humanos con la de Mercadeo es una buena opción. Esta última le permite al nuevo empleado conocer de forma estandarizada lo que puede llegar a ejecutar dentro de la organización, qué es lo que debe mejorar y cuáles son las funciones en las que mejor se desempeña. Por supuesto, lo anterior debe hacerse a través de medidores de desempeño adecuados que no ridiculicen al colaborador por sus falencias, sino que realcen sus fortalezas”.

En segundo lugar, cuando el proceso de Onboarding hace parte de un proyecto de reclutamiento efectivo, los nuevos colaboradores serán profesionales que cumplen con las características y responsabilidades que el cargo supone. Esto genera una mayor afinidad entre el empleado y el rol, disminuyendo las probabilidades de una rotación a corto plazo y motivando a que el nuevo integrante busque contantemente asumir nuevos desafíos para crecer profesionalmente dentro de la misma compañía.

“Aproximadamente en Colombia un colaborador dura en promedio 3 años en una compañía. Y aunque es natural que en las organizaciones haya rotación de personal, la existencia de un plan sólido y claro de Onboarding permite a las compañías reducir los sobrecostos generados por el reclutamiento y rotación constante de sus empleados, y enfocarse más en el crecimiento económico y corporativo del negocio”, mencionó Alba.

Por último, la existencia de colaboradores comprometidos y con intención de proyectarse dentro de la compañía, le permite a la misma descentralizar sus funciones corporativas, debido a que se generan lazos de confianza entre el empleador y el empleado, lo cual posibilita que los negocios se enfoquen en conquistar nuevos sectores y mercados dentro del país y/o afuera de este.

Teniendo en cuenta lo anterior, es importante conocer estas cinco recomendaciones para ejecutar eficientemente un programa de Onboarding.

Determine qué debe conocer un nuevo empleado: la visión y los valores de la compañía y los procesos en los cuales estará involucrado el colaborador es información sustancial y primaria para que pueda desempeñar correctamente sus funciones. Una forma de hacerlo es a través de cursos internos en los que el colaborador solo estudie estos temas.

Defina para cada posición los referentes internos y externos: es importante que el empleado entienda quiénes son los clientes y proveedores que trabajan con o para la compañía. Para esto, el nuevo integrante podría tener reuniones periódicas de una hora con las partes para que conozca a fondo lo qué hacen, en qué mercados se desenvuelven y cuáles son sus objetivos. Lo importante es que el “networking” del empleado este basado en la confianza laboral.

Para las posiciones con mayor seniority prepare toda la información del cargo: historial, descripciones de las funciones, evaluaciones anteriores de performance y potencial que alcanzaron los antecesores. La idea es que el nuevo empleado tenga acceso a toda la información correspondiente al puesto.

Establezca reuniones periódicas entre el integrante y un coach: este puede ser externo o interno, comúnmente del área de Recursos Humanos. El objetivo es que el tutor analice cualquier problema que surja y el grado satisfacción del nuevo empleado y su jefe, para que la integración sea adecuada y sin contratiempos.

Monitoree el proceso constantemente: es un plan, y como todo plan, hay que controlarlo y estandarizarlo para saber si hay falencias y qué se puede mejora. Según Alba “No es recomendable que, por la falta de un buen plan de Onboarding, el nuevo colaborador quede suelto en el proceso de llegada. Esto tendría como consecuencia que el integrante sienta una desconexión y un ambiente de trabajo frío”.